(*) Sérgio Bezerra Mendes
Atuo na área de tecnologia da informação desde 1986, no início da microinformática no Brasil, onde ainda poucas empresas possuíam alguns microcomputadores, os antigos IBM-PC. Naquela época existiam poucos aplicativos no mercado, se limitando aos editores de texto, planilhas, bancos de dados (como Dbase e FoxPro) e linguagens de programação. Não existiam ERP´s disponíveis no mercado, nem outros aplicativos de apoio a gestão, e muito menos existiam redes de computadores. Porém, naquela época, quando a microinformática “engatinhava” e cada empresa tinha praticamente que desenvolver todas suas aplicações, costumava-se fazer um ROI, antes de partir para qualquer desenvolvimento ou aquisição, mesmo com todas as incertezas daquela época. Era tudo muito novo, e muito caro. O custo hora do pessoal da área de TI, profissionais raros em relação aos dias atuais, era elevadíssimo. Lembro de um aplicativo que desenvolvi em uma empresa estatal da Telebrás naquela época para dimensionar centrais telefônicas digitais, uma novidade na época, que substituía as antigas centrais telefônicas analógicas. A aplicação deveria ser desenvolvida para reduzir o tempo que engenheiros gastavam verificando os cálculos do fabricante, o que gerava um custo elevado. Foi feita uma estimativa sobre o retorno sobre o investimento, começando pelo custo da hora dos engenheiros, passando pelo custo adicional do superdimensionamento da central, custo da infraestrutura necessária para hospedar a central, dentre outros custos. Chegou-se à conclusão que, em apenas um ano, e com a compra de apenas uma central, o custo do desenvolvimento da aplicação seria pago. Vivenciei muitas outras situações similares ao longo dos últimos 36 anos, em grandes, médias e pequenas empresas, com a diferença que o investimento migrou do desenvolvimento da aplicação para a compra de uma aplicação pronta.
Os anos se passaram e, 36 anos depois, com todos os recursos e facilidades disponíveis, com milhares de aplicações no mercado, encontro profissionais com muitas dificuldades em implementar melhorias em seus processos através da aquisição de softwares de apoio, não sabendo preparar um ROI corretamente de forma a justificar a aquisição. Algumas vezes nem ROI é feito, nem mesmo em um “papel de padeiro”, de forma macro, e o profissional chega, equivocadamente, à conclusão da inviabilidade econômica da aquisição. Já presenciei, esta situação nas aulas de pós-graduação que ministro. Atualmente existem vários elementos que ajudam a tomar esta decisão com um grau bem maior de assertividade do que no passado. Será que a tecnologia evoluiu e os profissionais involuíram neste quesito? Atualmente existem tantas facilidades, que, se um profissional da década de 80 fosse repentinamente transportado para 2022, não conseguiria compreender tanta dificuldade. Vamos mostrar como fazer um ROI de forma simples, a termos uma boa estimativa, com um certo grau de assertividade, avaliando custos que podem ser eliminados ou reduzidos. Importante lembrar que o ROI deve ser utilizado para qualquer investimento, alterando, obviamente, as variáveis envolvidas.
Custo hora
Estudos apontam que profissionais perdem entre 30% e 50% das suas horas úteis procurando informações. Observe suas atividades diárias e perceberá o quanto perde seu tempo, pois é comum que as informações fiquem espalhadas em uma organização, não somente em aplicações não integradas, mas também nas planilhas, e-mails, documentos físicos, pastas no servidor, etc. Pode-se usar seu dia a dia como uma estimativa, por exemplo. Se a melhoria a ser implementada tiver a capacidade de reduzir este desperdício substancialmente, já poderá viabilizar o investimento lembrando que, quanto mais profissionais são envolvidos nesta redução de desperdício, maior será o retorno. Importante lembrar que informações espalhadas sem controle podem gerar não conformidades, que podem contribuir para problemas graves e custos elevados.
Papel
Um dos pontos que gera alto custo é a impressão de documentos. Muitos são impressos desnecessariamente, e, para tentar minimizar a perda de tempo, muitos profissionais criam seu arquivo particular, com sérias consequências, não somente no custo de impressão, mas também no risco de erros e não conformidades em relação às informações impressas por conta de informações desatualizadas.
Infraestrutura
A duplicidade de informação nos computadores pessoais, inclusive e-mails arquivados, acabam sobrecarregando a infraestrutura de TI, provocando aumento de custo no armazenamento de dados. Mesmo que não haja duplicação de informação pelos computadores pessoais (alguns preferem não imprimir, pensando no meio ambiente), muitas vezes estas informações estão duplicadas nos servidores, o que impacta no custo de manutenção da infraestrutura.
Outros custos
Existem diversos custos que precisam ser avaliados, como o custo da logística. Obviamente, dependendo do negócio de cada empresa e do seu “corebusiness”, deve-se avaliar aqueles processos e áreas que serão mais beneficiados com o investimento, e, obviamente, o ROI poderá ser ampliado conforme se analisa os itens mais críticos da organização. Daí é fundamental o mapeamento dos processos da organização, identificando atividades e processos críticos, que merecem uma maior atenção.
A matriz SWOT é útil para identificar os pontos que o projeto ou o negócio tem de positivo e o que pode ser prejudicial para alcançar seus objetivos. Lembrando que o risco é a incerteza de um acontecimento futuro, que pode ser positivo (oportunidade) ou negativo (ameaça).
Como Calcular o ROI
Já vivenciei situações onde o ROI chegou a mais de 80 vezes o investimento realizado na solução. Este é um ponto importante, pois, muitas vezes, há uma redução no custo ou há um ganho financeiro sobre o investimento realizado (ou ambos). Obviamente o montante (R$) envolvido em uma pequena empresa é inferior ao montante (R$) envolvido em uma grande empresa, ou seja, em valores absolutos o retorno em uma grande empresa é bem maior, porém o % é basicamente o mesmo (quanto maior o projeto, mais redução de custos em relação ao investimento, aumentando o %).
Há cerca de 12 anos, implementamos uma solução em uma grande empresa cujo custo de um determinado processo alcançava a cifra de R$ 1,3 milhões/ano. No segundo ano da implementação o custo caiu de R$ 1,2 milhões (R$ 600 mil + R$ 600 mil) para apenas R$ 130 mil. Ou seja, cerca de 10% do que se gastava antes, economizando aproximadamente 90% do custo anual. O ROI estimado inicialmente era de cerca de 50% a 60%, e o resultado final chegou a 90%. Em outra situação o cliente investiu cerca de R$ 120 mil e ao final de um ano conseguiu obter uma receita de R$ 10 milhões/ano em função de ideias que foram sugeridas pelos funcionários, um retorno de 83 vezes sobre o valor investido. Em outro caso, uma empresa investiu cerca de R$ 70 mil e implantou uma solução para gestão da inovação, obtendo um retorno em torno de R$ 4 milhões/ano (57 vezes sobre o valor investido), retorno similar a implantação de projetos Six Sigma. Outro exemplo é uma pequena empresa que avaliou a compra de um ERP. Investiu cerca de R$ 2.400,00/mês. O ROI estimado era de 10%. O custo mensal que ela possuía era de R$ 43.000,00/mês. Se usar a fórmula ROI = (ganho – custos) / custos, chegaremos ao % de 110% sobre o investimento. Em números absolutos seria R$ 48.600,00/ano. Para uma empresa que fatura cerca de R$ 1,5 milhões/ano, esta economia representa mais de 3% sobre o faturamento podendo chegar facilmente a quase 9%, com possibilidade de superar. Lembrando que um profissional administrativo perde cerca de 30% a 50% procurando informações. Algumas empresas já mediram facilmente 40% de redução deste desperdício. Em uma PME o valor absoluto não chega aos milhões dos exemplos apresentados para as grandes empresas, obviamente, mas já significa um excelente resultado.
Vejam o quanto é importante sempre fazer um ROI antes de qualquer investimento. Calculando o ROI pode-se definir, de forma objetiva, se e quando deve-se fazer o investimento, inclusive se a organização possui recursos financeiros para investir na melhoria ou deverá buscar recursos (R$) de terceiros, nunca esquecendo de calcular o custo financeiro do recurso que buscará no mercado. E também permite correções no projeto, caso as expectativas não estejam sendo atingidas. Como dizia William Edwards Deming, um dos “papas” da qualidade, “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”
Por que você pode confiar neste artigo?
(*) Sérgio Bezerra Mendes CEO na TNX Brasil, Prof. convidado da Fundação Dom Cabral, Diretor da ADCE-MG, com mais de 30 anos de experiência em gestão, atuando no fornecimento de soluções tecnológicas, reduzindo custos e desperdícios, melhorando processos e aumentando a produtividade nas organizações.
Gostou do conteúdo? Leia também:
https://materiais.tnxbrasil.com.br/como-criar-a-gestao-de-documentos-em-pequenas-empresas
https://materiais.tnxbrasil.com.br/295-ppm-como-gerenciar-riscos-de-projeto
