As empresas adquirem continuamente novas tecnologias para fortalecer os fluxos de trabalho, apoiar seu crescimento e permanecer competitivas. Porém, apenas um em cada três compradores de software termina satisfeito com seu investimento.

O dado faz parte da Pesquisa de Tendências na Aquisição de Software 2026 do Capterra*, que anualmente analisa a experiência de decisores de software para entender a fundo sua jornada de compra e os desafios que impulsionam seus investimentos em tecnologia.

Esses hábitos-chave são mais importantes para as pequenas e médias empresas (PMEs), cujo tempo e recursos são limitados. Uma abordagem estruturada, começando ao estabelecer requisitos claros e terminando com um plano de implementação sólido, ajuda os compradores a se locomoverem rapidamente, escolherem melhor e perceberem o valor de maneira antecipada. O resultado? Economia de custos, rápido crescimento, ou ambos.

• O arrependimento da compra é quase sempre precedido por imprevistos: 89% dos compradores de software que se arrependem da compra sofreram problemas durante a implementação da tecnologia.
• A decepção tem um custo: Os compradores de software desapontados têm duas vezes mais chances de gastar mais em software no próximo ano, muitas vezes para substituir o software que se arrependem de ter comprado.
• Fontes especializadas superam as ferramentas de inteligência artificial (IA) para pesquisa: Os compradores bem-sucedidos priorizam recomendações do setor e análises de produtos em vez dos resultados da IA generativa para pesquisa de software.
• Uma ação decisiva leva a melhores resultados: Os compradores bem-sucedidos geralmente escolhem o software dentro de três meses, com prazos mais longos vinculados à insatisfação.
• O planejamento evita contratempos: Mais da metade dos compradores bem-sucedidos criaram um plano de implementação para ter um processo mais tranquilo, o que reduz o risco de imprevistos.

O que os compradores bem-sucedidos de software fazem de diferente

A análise do Capterra revelou dois perfis principais de compradores de software:

• Compradores bem-sucedidos (34%): aqueles que acertaram na escolha de software e encontraram a solução ideal para suas necessidades;
• Compradores decepcionados (40%): são o grupo que enfrentou problemas na implementação e, em seguida, se arrependeu da aquisição.

Entre os demais compradores, 5% experimentaram arrependimento mesmo sem ter tido contratempos, enquanto 21% passaram por dificuldades na implementação, mas não se arrependeram.

O impacto financeiro de uma má escolha de software é claro. Embora um percentual semelhante de adotantes bem-sucedidos e compradores decepcionados planejem gastar mais com software em 2026, o segundo grupo têm duas vezes mais chances de aumentar seus gastos em mais de 15% ao ano. Grande parte desse orçamento extra, na verdade, será destinada à substituição de compras frustradas.

Se por um lado descobrimos que o arrependimento é algo comum após a compra de um software, também constatamos que os compradores bem-sucedidos colocaram em prática ações específicas que os ajudaram a evitar problemas na implementação de sistemas e o arrependimento da compra.

Nas próximas seções, detalharemos quais são as cinco ações dos compradores bem-sucedidos e ofereceremos recomendações práticas para incorporar essas estratégias em sua próxima aquisição de software.

1. Defina previamente resultados e requisitos

Compradores que acertam na escolha não deixam o resultado final ao acaso; eles são proativos e se planejam com antecedência.

Em comparação com os compradores decepcionados, os “bem-sucedidos” têm maior probabilidade de definir com clareza o que esperam alcançar com o novo investimento, mapear os recursos e funcionalidades essenciais para atingir essas metas e estabelecer um orçamento máximo.

E eles não tomam decisões de forma isolada. Geralmente, formam um comitê para selecionar o novo software, em vez de centralizar a responsabilidade em uma única pessoa. Incluir a equipe de TI e a liderança executiva no processo é uma prática que costuma levar a compras de sucesso.

Os requisitos a serem considerados na aquisição de software

• Gasto geral
• Cronograma de pagamentos
• Recursos obrigatórios
• Número de assentos para os usuários
• Armazenamento de dados
• Requisitos de conformidade
• Customizações
• Demanda de suporte ao cliente
• Segurança de dados

IA, economia e segurança cibernética impulsionam os resultados desejados e as prioridades de investimento

Essa postura intencional dos compradores é motivada por fatores externos. Metade dos entrevistados (50%) aponta os avanços tecnológicos, especialmente a inteligência artificial (IA), como o principal fator que molda seus objetivos de negócio, à frente dos fatores macroeconômicos (39%) e da concorrência (36%). Isso reforça a necessidade de as empresas se manterem ágeis e tecnologicamente atualizadas para serem competitivas em um cenário de rápida transformação.

O ambiente de incerteza econômica também é uma preocupação central. Inflação (54%), volatilidade do mercado (42%) e tarifas (42%) são as questões macroeconômicas mais urgentes, refletindo a instabilidade global em curso. Os compradores estão muito atentos às pressões financeiras externas que podem impactar tanto as decisões de compra quanto a estabilidade operacional.

A rápida adoção da IA, por sua vez, eleva a demanda por cibersegurança. Globalmente, Segurança de TI (33%) e IA generativa (24%) são as maiores prioridades de investimento em software. Ao mesmo tempo, as principais barreiras internas para investir em novas tecnologias são a dificuldade de aproveitar o potencial da IA de forma eficaz (43%) e as preocupações com segurança (38%). Isso cria um dilema para os compradores: como adotar a IA para se manter à frente, sem negligenciar os riscos que acompanham as tecnologias de ponta?

Ao estabelecerem a segurança de dados como um requisito inegociável, os adotantes bem-sucedidos conseguem filtrar a comoção exagerada sobre IA e encontrar ferramentas que realmente oferecem funcionalidades inteligentes, sem expor a empresa a riscos desnecessários.

O novo software deve viabilizar metas ambiciosas e se integrar bem com os sistemas existentes

Apesar do cenário econômico desafiador, os compradores de software estão otimistas com o crescimento:

• 82% esperam que a receita da empresa aumente pelo menos 5% nos próximos 18 meses;
• Em média, os compradores esperam um retorno sobre o investimento (ROI) positivo nas aquisições de software dentro de oito a nove meses.

Essas expectativas tornam prioritária a aquisição de um software que não apenas dê suporte a fluxos de trabalho cada vez mais complexos, mas que também seja de fácil integração para equipes em crescimento.

Da mesma forma, os compradores precisam priorizar ferramentas que se integrem ao seu stack de tecnologia existente. Problemas de compatibilidade são o tipo mais comum de contratempo na implementação e podem resultar em perda de produtividade, entrada manual de dados e inconsistências entre plataformas. A inatividade e os erros decorrentes de falhas de integração podem comprometer planos de crescimento acelerado.

Em comparação com os compradores decepcionados, os bem-sucedidos são mais propensos a considerar as integrações desde o início da pesquisa, a fim de garantir que os fornecedores pré-selecionados sejam compatíveis com suas ferramentas existentes.

Ao contatar os fornecedores finalistas, questione se o software oferece integrações nativas com as ferramentas do seu ecossistema ou via terceiros. Avalie com cautela aqueles que não apresentam nenhuma opção de integração.

2. Busque informações com especialistas e colegas do setor

Os compradores bem-sucedidos confiam em insights de especialistas do setor e avaliações verificadas para afunilar sua lista de opções. 

A qualidade da sua decisão de compra está diretamente ligada à credibilidade das fontes que você utiliza para selecionar os fornecedores. Afinal, nem todas as informações sobre softwares e empresas são igualmente confiáveis.

Embora seja tentador delegar toda a pesquisa de produtos a ferramentas de IA generativa, como o ChatGPT, os compradores bem-sucedidos confiam menos na IA generativa para desenvolver sua lista de finalistas e, em vez disso, priorizam o conhecimento de especialistas e as análises de sites de comparação de software.

Por outro lado, nossa análise mostra que os compradores decepcionados tendem a se apoiar mais na IA generativa e em fóruns online, fontes que podem conter informações menos precisas ou relevantes para as necessidades do comprador.

O que é e como funciona uma lista de finalistas

Uma lista de finalistas é uma pré-seleção de fornecedores de software, criada a partir da análise de um grupo amplo de candidatos. O resultado é uma seleção restrita e qualificada.

Idealmente, essa lista contém no máximo cinco produtos ou fornecedores que se alinham às necessidades do negócio. O objetivo é filtrar essa seleção para chegar a aproximadamente três finalistas, que seguirão para uma etapa de análise mais aprofundada, como demonstrações técnicas.

Dentre estes, será escolhida a solução com a melhor aderência aos seus requisitos, representando a decisão final de compra.

Os software que integram uma lista de finalistas devem atender a quatro critérios:

• Incluir funcionalidades para atingir as metas do negócio.
• Garantir o suporte e o treinamento necessários.
• Ser compatível com as ferramentas que a empresa já usa.
• Estar dentro do orçamento.

Os produtos que cumprirem esses requisitos devem ser, então, comparados entre si com base em avaliações de mercado, opiniões de especialistas e aderência aos seus casos de uso.

 Compradores bem-sucedidos adotam uma abordagem equilibrada em relação à IA 

Os compradores bem-sucedidos tendem a confiar menos na IA generativa para a pesquisa de produtos do que os compradores que se decepcionaram. Isso reflete uma abordagem geralmente mais criteriosa em relação à IA.

Esses compradores avaliam casos de uso já comprovados, como geração de conteúdo, análise preditiva e planejamento/agendamento automatizado. Eles sabem que a adoção da IA é necessária para se manterem competitivos, mas essa abordagem é moderada pela cautela e pela gestão de riscos.

Nossos dados sugerem que essa filosofia se estende ao uso da IA generativa para a pesquisa de produtos: os adotantes bem-sucedidos estão dispostos a usar a IA generativa para encurtar os prazos de decisão, mas priorizam a experiência e o feedback humanos em suas pesquisas.

Por outro lado, os compradores que se decepcionaram têm quase o dobro de probabilidade de adotar IA de forma agressiva (33% vs. 17%), implantando casos de uso emergentes, como visão computacional, automação de processos robóticos (RPA) e sistemas autônomos, que podem introduzir complexidade ou desalinhamento com as necessidades do negócio.

A confiança desses compradores na IA generativa os torna mais vulneráveis para receber informações tendenciosas, incluindo textos de marketing, conhecimento desatualizado e alucinações –trata-se do termo usado para caracterizar as informações incorretas geradas pela IA.

3. Selecione com convicção

Os compradores bem-sucedidos iniciam o processo de compra com um plano bem definido, o que lhes permite avançar rapidamente na pesquisa de produtos, sem precisar voltar atrás para definir resultados, orçamento ou requisitos. Essa preparação permite que os melhores compradores tomem uma decisão final de compra em apenas três meses.

Como abordamos anteriormente, um fator crítico para o sucesso da compra é manter uma lista de candidatos enxuta: no máximo cinco fornecedores e, idealmente, apenas três. Isso ajuda a concentrar a interação com os fornecedores nas opções mais adequadas e evita que você se sinta sobrecarregado com as escolhas.

Compradores com listas de seis ou mais fornecedores têm uma probabilidade 2,5 vezes maior de se decepcionar com a escolha final.

Outro ponto é que os prazos de decisão mais curtos são marca dos compradores bem-sucedidos, pois geralmente fazem sua escolha final em até três meses. Iniciar a jornada de compra com um plano detalhado e metas claras mantém as partes interessadas engajadas durante todo o processo e ajuda a evitar deliberações que se arrastam.

Adotantes bem-sucedidos planejam com antecedência para reduzir os prazos de decisão

O planejamento antecipado desempenha um papel fundamental em manter os prazos de decisão mais curtos. Veja abaixo como definir requisitos e expectativas no início de sua jornada de compra pavimenta o caminho para uma decisão final mais rápida e assertiva:

• Condições contratuais desfavoráveis (54%): Você só saberá se um contrato atende às suas necessidades se já tiver definido seus próprios requisitos com clareza. Defina essas exigências antes de contatar os fornecedores para reduzir a probabilidade de negociações contratuais prolongadas ou de fechar um acordo desfavorável.
• Problemas de segurança/risco (50%): Alguns setores possuem requisitos legais de privacidade e proteção de dados mais rigorosos que outros. Alinhe sua equipe de decisão sobre quais funcionalidades de segurança e conformidade são indispensáveis para evitar riscos desnecessários com a nova aquisição.
• Experiências ruins durante o teste (49%): Uma experiência ruim durante um teste gratuito pode revelar incompatibilidades que não ficaram claras no discurso de vendas. Sempre inclua os futuros usuários finais nos testes e leve o feedback deles a sério ao tomar sua decisão. Se um fornecedor não oferece um período de avaliação gratuita, talvez seja um sinal para não considerá-lo.

Saiba como aproveitar ao máximo as demonstrações de produtos e os testes gratuitos durante a avaliação dos fornecedores da sua lista.

• Avalie todos os fornecedores da sua lista: Demonstrações e testes gratuitos oferecem uma experiência prática com cada ferramenta, permitindo uma compreensão muito mais rica das suas opções.
• Esclareça o acesso real aos recursos: O plano de assinatura que cabe no seu orçamento pode não incluir todos os recursos disponíveis no teste gratuito. Peça ao fornecedor um esclarecimento sobre quais funcionalidades estarão acessíveis com base no investimento que você planeja fazer.
• Entenda o custo total de propriedade: Não espere que o custo da sua licença seja o único valor que você gastará em um novo software. Você provavelmente pagará taxas por implementação e configuração, personalização, migração de dados, treinamento ou suporte ao cliente. Para evitar surpresas no orçamento, solicite aos fornecedores uma descrição detalhada de todos os custos envolvidos.

4. Negocie contratos conforme os seus termos

Compradores bem-sucedidos consideram a negociação do contrato um fator decisivo na compra.

No momento em que um comprador experiente vai analisar um contrato, ele já:

• Alinhou as partes interessadas quanto aos requisitos e expectativas, incluindo o orçamento.
• Afunilou sua lista de fornecedores com base em informações especializadas.
• Analisou de perto as melhores opções por meio de demonstrações e testes gratuitos.

Nesse ponto, o comprador bem-sucedido já tem uma ótima compreensão de como o software funcionará dentro do seu orçamento e em conjunto com suas tecnologias existentes. O foco dele se desloca dos detalhes discutidos na conversa inicial de vendas para as letras miúdas do contrato de compra.

Ao fazer a escolha final do fornecedor, os compradores bem-sucedidos priorizam os termos do contrato e demonstram maior disposição para negociar formalmente as cláusulas que melhor atendam às suas necessidades. Em contrapartida, os compradores decepcionados tendem a dar mais peso ao discurso de vendas em sua decisão final, e menos de um terço deles (32%) de fato negociam o contrato.

Para ter sucesso na compra, não caia na armadilha do otimismo excessivo. Em vez de adquirir um software com base apenas na apresentação de vendas, concentre-se nos detalhes do contrato para garantir que o produto realmente entregará os resultados e atenderá aos requisitos que você definiu no início da sua jornada.

Veja abaixo situações comuns e como lidar com elas.

5. Tire do papel seu plano de implementação

Até esse ponto, mostramos o que os compradores bem-sucedidos acertam durante a fase de seleção. Mas assinar um contrato de compra é apenas o começo do processo de adoção bem-sucedida.

A fase de implementação geralmente é quando os compradores descobrem se fizeram uma escolha boa ou ruim. Uma maioria significativa (61%) dos compradores de software experimenta pelo menos um imprevisto durante a implementação, com 39% enfrentando um e 22% enfrentando vários imprevistos. Esses desafios podem inviabilizar os cronogramas dos projetos, aumentar os custos e, por fim, prejudicar a experiência do comprador.

Os atrasos são uma das formas mais comuns de contratempo da implementação. O tempo de inatividade geralmente é causado por falhas na comunicação entre compradores e fornecedores e desalinhamento nas especificações.

• Experimentar uma interrupção durante a implementação torna os compradores oito vezes mais propensos a se arrepender da compra. 
• 25% dos compradores que sofrem interrupções relatam ter estourado o orçamento após a compra.

Ao montar sua equipe de implementação, nomeie alguém para atuar como ponto de contato com o fornecedor e o gerente de conhecimento que capture e rastreie detalhes essenciais, como contratos, documentos fiscais e outras informações financeiras e jurídicas, para uma integração fluida.

Criar um plano de implementação ajuda a evitar imprevistos

Não deixe os imprevistos ao acaso. Crie e ponha em funcionamento um plano de implementação para evitar arrependimentos. Mais da metade dos adotantes bem-sucedidos desenvolvem um plano de implementação para seu novo software depois de restringir sua lista.

O plano de implementação é um roteiro para integrar com sucesso sua equipe ao novo software. Deve incluir as seguintes etapas:

• Monte sua equipe de implementação. Inclua um patrocinador do projeto e partes interessadas de TI, operações e líderes de equipe.
• Configure o software. Crie modelos de projeto, atribua funções de usuário e alinhe painéis com seus fluxos de trabalho.
• Migre dados. Comece com projetos ativos e dados históricos críticos.
• Teste com uma equipe piloto. Reúna um pequeno grupo de usuários finais para testar fluxos de trabalho e integrações. Use comentários para refinar sua configuração.
• Documente as melhores práticas. Compartilhe orientações sobre como usar o software com os usuários finais.
• Treine equipes por função. Ofereça sessões de treinamento personalizadas para gerentes de projetos, colaboradores e executivos, pois o uso da ferramenta será diferente de acordo com a função.
• Monitore o processo. Mantenha o suporte de TI preparado para lidar com quaisquer problemas que surgirem.
• Crie um cronograma de manutenção. Planeje avaliações regulares para revisar relatórios de uso, atualizar modelos e treinar novas equipes.

Seja um comprador bem-sucedido de software em 2026

Os dados são claros: a adoção bem-sucedida do software não é por acaso. Apenas um em cada três compradores evita imprevistos e arrependimentos, mas aqueles que o fazem tomam cinco ações importantes:

1. Definir os requisitos logo de início.
2. Buscar informações com especialistas e colegas
3. Tomar decisões com firmeza
4. Negociar para garantir suas condições
5. Colocar em prática o plano de implementação

Essas ações ajudam as PMEs a conquistar valor mais rapidamente e com menos riscos.

Com 77% das empresas planejando aumentar os orçamentos de software em 2026 e companhias de alto crescimento liderando o processo, as apostas para acertar as decisões de software nunca foram tão altas.

Os compradores mais bem-sucedidos agem intencionalmente, contam com orientação especializada e se preparam para uma implementação tranquila. À medida que a IA, as mudanças econômicas e as preocupações com a segurança cibernética moldam o cenário, uma abordagem estruturada é essencial.

Marcela Gava– Marcela Gava é analista de conteúdo sênior com mais de 14 anos de experiência na cobertura de tendências em diversas áreas que impactam as empresas. Ela atua como redatora orientada por dados e pesquisadora de tendências, concentrando seus artigos em tópicos de cibersegurança, tecnologia da informação (TI), finanças e cultura digital. Marcela já escreveu aproximadamente 50 pesquisas e análises que se baseiam em mais de 2 milhões de avaliações autênticas de compradores de software no Capterra para ajudar as pequenas e médias empresas (SMBs) a encontrar as melhores soluções de tecnologia para suas necessidades. Além disso, os insights fornecidos por seus artigos ajudam as PMEs a tomar decisões mais informadas e assertivas. Suas pesquisas foram apresentados em alguns dos mais importantes veículos da mídia brasileira, como: Época Negócios PEGN Forbes Brazil Terra Folha de S. Paulo Ela também participou de importantes podcasts de tecnologia no Brasil, como o The Shift, e teve os resultados de seus estudos apresentados na versão brasileira da newsletter LinkedIn News.

Rerodução de: Capterra