Os 8 benefícios da padronização de processos

A padronização de processos é a ação de estipular a melhor maneira para realizar determinada atividade, ou conjunto de tarefas. Assim, há garantia de que toda a organização siga essa mesma forma de execução.

Nesse sentido, a padronização de processos é capaz de gerar inúmeros benefícios para as organizações, principalmente, no que se refere a otimizar as operações, produtividade, qualidade, redução de erros e custos.

Em relação a automação robótica de processos, a padronização permite reduzir as exceções que é um fator que afeta diretamente os projetos. Em contrapartida, o RPA automatiza as tarefas repetitivas garantindo que a execução tenha como base regras e definições pré-estabelecidas.

Além de ser benéfico para a organização, a padronização dos processos é capaz de impulsionar o sucesso da companhia. Saiba como.

O que envolve a padronização dos processos?

A padronização de processos é o ato de estabelecer e formalizar os processos, métodos e diretrizes para desenvolver um padrão de execução que deve ser seguido por todos os profissionais.

Essa ação envolve a definição clara de todas as etapas do processo, incluindo as atividades, recursos, responsabilidades e prazos. Também engloba documentação, formulário, ferramentas e modelos que facilitam a realização dos processos.

Ao estipular um modelo, todos os envolvidos entendem o que se espera e o que envolve cada atividade. Por isso, essa padronização consiste em documentar a sequência das atividades para que seja consultado quando houver necessidade.

Essa uniformidade envolve definições, relatórios e adesão aos padrões estabelecidos. Conjuntamente a isso, a melhoria contínua é uma iniciativa que permite manter a otimização constantemente em foco.

A estruturação visa entender o objetivo do processo, o caminho percorrido, as pessoas envolvidas, a sequência de atividade, sua contribuição para a organização e o resultado esperado. Inclusive, a descrição de processos pode ser realizada de ponta a ponta. Ou seja, do início ao fim, incluindo todos os departamentos correlatos. Esse sistema é fundamental para os processos que estão diretamente ligados à agregação de valor através de produtos ou serviços aos clientes.

Por que é importante Padronizar os Processos?

A padronização de processos é importante para uniformizar os processos e executá-los da melhor maneira, mantendo, repetidamente, a qualidade dos resultados. Estabelecer um padrão irá garantir um modelo universal de trabalho com caminho definido para execução e previsibilidade.

Atualmente, as companhias evitam variar drasticamente seus processos para garantir a conformidade, a qualidade, a transparência, auditoria e rastreabilidade.

Quando se trata da automação de processos, os projetos devem estar concentrados em algum nível de padronização. Afinal, a falta de padrão acarreta em maior taxas de erros, redução da qualidade e ineficiência de tarefas, funcionalidade reduzida, altos custos de manutenção, resultados finais menos confiáveis, entre outros.

O RPA é uma tecnologia que vai além da execução de tarefas repetitivas, é capaz de eliminar desperdícios e defeitos, adequar a produção às demandas, reduzir gargalos, excesso de estoque, e outras vantagens.

Empresas que não possuem padronização de processos geralmente acumulam múltiplos fluxos com atividades redundantes, ocasionando em ineficiência e falta de constância. Nesse sentido, uniformizar as operações devem ser realizadas de forma que possa ser replicada em toda a organização.

Benefícios da padronização de processos 

A padronização de processos propicia benefícios como:

Atendimento ao cliente aperfeiçoado

A consequência imediata da padronização de processos é que os consumidores sempre receberão um produto ou serviço com a mesma qualidade. Em relação ao atendimento,  todos os profissionais envolvidos saberão a correta tratativa para receber e atender os clientes.

Redução de erros e falhas

A execução das atividades é realizada com base em documentações e seguem normas e guias. Assim, a verificação de conformidade é muito mais rápida e precisa na identificação de falhas, erros ou problemas. Sendo possível criar um plano de ação e prevenção antes mesmo que qualquer realização errônea aconteça.

Total controle do processo

A padronização de processos possibilita maior controle e transparência sobre os trâmites e formas de trabalho conduzidas dentro da empresa. O controle é facilitado, e, quando há uso do RPA, todos os dados coletados e processados podem ser transformados em relatórios que irão auxiliar a gestão e tomada de decisão.

Uso adequado dos recursos

O uso dos recursos está diretamente associado à produção. Quando não há uniformização das atividades, os profissionais usam os recursos como acreditam ser melhor. Porém, a padronização, facilita a compreensão do uso, as necessidades e como os recursos podem ser melhor aproveitados.

Além de facilitar a redução de consumo, desperdício e impulsionar a sustentabilidade, é possível, com estudos baseados em dados, projetar as demandas de compra. Nesse ponto, o RPA é uma ótima alternativa para controle de estoque e estratégias de compra em remessa.

Escalabilidade 

Ao adicionar uma nova tecnologia ou novo método produtivo, é sempre recomendado iniciar por um processo ou setor e posteriormente expandir para todo o negócio. Quando há uniformização das atividades, essa expansão, também chamada de escalabilidade, é rapidamente implementada.

A própria padronização, após ser testada, pode ser ampliada de forma acessível, repetível, eliminando suposições e imprecisões.

Ganho de tempo de produção e produtividade

Outro benefício da padronização de processos é a produtividade, agilidade e celeridade ao processo produtivo, administrativo, gerencial, entre outros.

Na verdade, toda a cadeia é positivamente afetada, desde a chegada da matéria prima até o produto chegar ao consumidor final. Ou, o serviço ser prestado.

Da mesma forma, pelas melhorias aplicadas na uniformização das atividades haverá maior produtividade, com procedimentos claros e precisos, atingindo níveis de excelência e eficiência.

Rápida implementação e retorno das tecnologias

A transformação digital é o futuro das organizações que buscam aumentar as vantagens competitivas. Ao gerenciar os processos com a padronização, os recursos tecnológicos são prontamente implementados. E, por não haver tarefas irrelevantes ou exceções, os projetos se tornam mais acessíveis, acelerando o retorno do investimento inicial.

Inclusive, as soluções auxiliam na padronização, com o mapeamento e desenho de processos com foco na automação. Dessa forma, há maior economia e redução de custos com personalização ou customização da ferramenta.

Competitividade

O resumo de todos os benefícios explicitados só poderia ser uma: maior competitividade perante o mercado. Ao garantir a qualidade dos produtos e uso adequado dos recursos, se encontra formas de produzir mais com menos, tornando a empresa mais vantajosa financeiramente.

Além disso, a padronização garante confiabilidade ao consumidor, que se torna fiel ao produto. Garantindo, assim, um crescimento mais sustentável.

Essa soma de benefícios é potencializada com o RPA que melhora a qualidade das tarefas rotineiras, diminui taxas de erros, reduz tarefas desnecessárias, redundantes e dependentes de vários sistemas. Converse com nossos especialistas, garanta todos os benefícios da padronização de processos em sua companhia.

A TNX Brasil e a RobotEasy acompanham a sua empresa desde o escopo do projeto até as ações de melhoria contínua.

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